Структури масштабу Міністерства оборони Великої Британії (MoD) стикаються з унікальними викликами в управлінні бізнес-процесами. Підрозділ Defence Business Services (DBS), що відповідає за централізоване надання фінансових, закупівельних та кадрових послуг для понад 190 000 військовослужбовців та 58 000 цивільних співробітників, виконав комплексну модернізацію фінансового планування та трансформацію своєї ІТ-інфраструктури. Основною передумовою для цього стала надмірна складність та фрагментованість ІТ-ландшафту, що складався з розрізнених систем, успадкованих від різних відомств. Це створювало значне навантаження на обслуговування, обмежувало можливості для вдосконалення сервісів та підвищувало операційні ризики.
Ключовою метою ініціативи стала стандартизація та консолідація ІТ-систем для зниження сукупної вартості володіння та мінімізації витрат на супровід. Важливою складовою цієї трансформації стало впровадження сучасної платформи для планування, бюджетування та прогнозування (PB&F), яка замінила застарілу систему, що досягла кінця свого життєвого циклу. Для вирішення цього завдання було обрано рішення IBM Planning Analytics.
Розширення функціональних можливостей планування та бюджетування
Оновлення до актуальної версії IBM Planning Analytics дозволило DBS суттєво розширити функціональні можливості системи та вивести процеси фінансового управління на новий рівень. Платформа тепер підтримує два ключові контури планування, що є критично важливим для такої великої державної установи.
Перший контур — це довгострокове стратегічне планування з горизонтом до десяти років. Ця функціональність дозволяє Міністерству оборони моделювати довгострокові фінансові плани, враховуючи багаторічні оборонні програми, інвестиції в інфраструктуру та капітальне будівництво. Система забезпечує можливість створювати складні сценарії розвитку подій, оцінювати вплив макроекономічних факторів та приймати обґрунтовані рішення щодо розподілу ресурсів на тривалу перспективу. Здатність до довгострокового прогнозування є фундаментом для забезпечення стабільності та обороноздатності країни.
Другий контур — це операційне управління бюджетом та прогнозування в межах поточного фінансового року. Цей функціонал надає DBS гнучкість, необхідну для оперативного реагування на поточні виклики. Система дозволяє відстежувати виконання бюджету в режимі, близькому до реального часу, своєчасно коригувати прогнози та перерозподіляти фінансування між статтями видатків. Це особливо важливо в умовах динамічного середовища, де можуть виникати непередбачувані потреби.
Поглиблений аналіз відхилень та інтеграція даних
Однією з ключових переваг від модернізації фінансового планування, яку отримав підрозділ DBS після впровадження нової системи IBM Planning Analytics, є можливість інтеграції фактичних фінансових даних безпосередньо в платформу планування. Це дозволило реалізувати повноцінний аналіз відхилень між плановими та фактичними показниками (variance analysis). Замість простої констатації розбіжностей, аналітики тепер можуть глибоко аналізувати причини цих відхилень. Система надає інструменти для деталізації даних до рівня окремих операцій, що дозволяє виявляти неефективні процеси, знаходити резерви для оптимізації та підвищувати точність майбутніх прогнозів. Такий підхід перетворює процес звітності з реактивного на проактивний, надаючи інструменти для прийняття випереджальних рішень.
Адаптовані інтерфейси для різних груп користувачів
Розуміючи, що в процесі бюджетування беруть участь співробітники з різним рівнем технічної підготовки, IBM Planning Analytics пропонує диференційований підхід до взаємодії з системою.
Для керівників департаментів та менеджерів, які не є фінансистами, розроблено спеціалізовані вебінтерфейси та керовані робочі процеси (workflows). Ці інструменти максимально спрощують процес введення бюджетних даних, проводячи користувача через усі необхідні кроки та забезпечуючи валідацію інформації на етапі її внесення. Такий підхід значно підвищує залученість бізнес-підрозділів до процесу планування та гарантує високу якість первинних даних.
Для ключових користувачів з фінансового департаменту, так званих “power users”, система надає потужний інструмент інтеграції з електронними таблицями. Це дозволяє аналітикам працювати у звичному для них середовищі Microsoft Excel, використовуючи при цьому всі переваги централізованої аналітичної платформи: доступ до єдиного, контрольованого джерела даних, багатовимірний аналіз, високу продуктивність при роботі з великими обсягами інформації та гарантію цілісності даних. Дані не копіюються в окремі файли, а залишаються в захищеному середовищі IBM Planning Analytics, що унеможливлює виникнення неузгоджених версій бюджету.
Створення єдиного джерела правди для управлінської інформації
Паралельно з модернізацією системи планування, DBS реалізував проект створення централізованого сховища даних для управлінської інформації (MI). Це сховище об’єднує дані з операційних облікових систем, платформи закупівель та фінансів, а також з системи IBM Planning Analytics.
Для доступу, візуалізації та формування звітності на базі цих консолідованих даних використовується рішення IBM Cognos Analytics. Ця платформа дозволила зруйнувати інформаційні “силоси” між різними функціональними підрозділами та майже повністю відмовитися від ручного формування звітності в електронних таблицях. Це не тільки заощадило тисячі годин робочого часу аналітиків по всьому Міністерству, але й підвищило довіру до даних. Керівники всіх рівнів тепер впевнені, що вони працюють з перевіреною, контрольованою інформацією з чітко визначених джерел.
Це сховище даних стало “єдиним джерелом правди” (single source of the truth) для всієї фінансової та комерційної інформації DBS. У планах на найближчий рік — розширення сховища за рахунок включення даних з кадрових систем, розрахунку заробітної плати та управління проектами. Також розглядається можливість надання доступу до даних іншим аналітичним системам Міністерства оборони через API, що дозволить поширити принцип “єдиного джерела правди” на всю організацію.
Результати та стратегічне партнерство
Модернізація системи планування, трансформація ІТ-ландшафту та впровадження рішень IBM Analytics принесли DBS значні результати. Крім прямої економії на управлінні та обслуговуванні застарілих систем, було досягнуто суттєвого підвищення продуктивності та стабільності роботи платформ. Зменшилась кількість інцидентів та незапланованих простоїв, що дозволило ІТ-персоналу переключити увагу з “гасіння пожеж” на розвиток сервісів та впровадження нових функціональних можливостей.
Перехід до підходу “evergreening”, що передбачає регулярні оновлення систем до актуальних версій, забезпечує довгострокову стійкість інфраструктури та максимізує віддачу від інвестицій у ключові платформи. Стратегічне партнерство між DBS та IBM, де обидві сторони працюють як єдина команда для досягнення довгострокових цілей, стало вирішальним фактором успіху цього комплексного проекту.
Висновок
Впровадження IBM Planning Analytics у Міністерстві оборони Великої Британії є яскравим прикладом успішної цифрової трансформації у складному державному секторі. Проект дозволив не лише замінити застарілу систему, але й кардинально покращити процеси фінансового управління, об’єднавши довгострокове стратегічне планування з оперативним бюджетним контролем. Створення “єдиного джерела правди” та надання гнучких інструментів для різних груп користувачів підвищило точність прогнозування, забезпечило прозорість даних та надало керівництву потужні інструменти для прийняття обґрунтованих рішень. Таким чином, модернізація ІТ-інфраструктури DBS є стратегічною інвестицією, що зміцнює фінансову стабільність та операційну ефективність Міністерства оборони, демонструючи важливість інтегрованих аналітичних платформ для управління ресурсами національного масштабу.
* Стаття підготовлена за матеріалами “ Ministry of Defence unlocks innovation with enterprise applications and analytics“.
